ADMINISTRASI SURAT MENYURAT GKI DI TANAH PAPUA

PENDAHULUAN

Pelayanan Gereja dapat berjalan lancar apabila didukung oleh administrasi yang baik. Administrasi secara luas berarti usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Dalam rangka mencapai tujuan organisasi maka komunikasi memegang peranan yang penting. Surat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam organisasi. Karena itu surat menyurat dapat membantu sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya.

ADMINISTRASI

Kata Administrasi berasal dari kata “Administratie” (Belanda) yang artinya segala kegiatan yang meliputi tulis-menulis, ketik-mengetik, komputerisasi, surat-menyurat (korespodensi), kearsipan, dan agenda (pekerjaan-pekerjaan tata usaha kantor). Kata yang lainnya yaitu “Ad ministrare” (Yunani). Kata “Ad” artinya pada, sedangkan kata “ministrare” artinya melayani. Jadi kata Administrasi berarti memberikan pelayanan. Berdasarkan asal kata di atas maka administrasi mempunyai pengertian pelayanan kegiatan tata usaha kantor (pelayanan pengetikan atau komputer, pelayanan surat-menyurat dan sebagainya).

Administrasi dalam arti sempit menunjuk pada kegiatan TU kantor (office work) tulis-menulis, pengetikkan surat (termasuk menggunakan komputer, kearsipan, agenda dan lain-lain). Sedangkan dalam arti luas. Ditinjau dari sudut proses, maka Administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakkan, proses pengawasan, sampai dengan pencapaian tujuan. Ditinjau dari sudut fungsi dan tugas, maka administrasi berarti keseluruhan kegiatan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai Administrator atau yang memegang jabatan dalam manajemen suatau organisasi. Sedangkan ditinjau dari sudut institusi, maka administrasi adalah kegiatan dalam suatu lembaga yang melakukan aktivitas tertentu.

Administrasi Gereja adalah alat gereja untuk melaksanakan tugas panggilannya demi mencapai tujuan kehadiran gereja di dunia. Dalam 1 Korintus 14 : 40 dikatakan : “Segala sesuatu harus berlangsung dengan sopan dan teratur”. Karena itu diperlukan suatu administrasi yang teratur dan tertib dalam menata seluruh pekerjaan Gereja demi mencapai tujuan kehadirannya. Dalam Tata Gereja maupun peraturan lainnya dalam GKI Di Tanah Papua, tidak disebutkan secara jelas tentang pentingnya administrasi Gereja. Namun, ada beberapa hal dalam GKI di Tanah Papua yang dapat memperlihatkan kepada kita betapa pentingnya administrasi Gereja itu, yakni : 1). Jabatan; 2). Sidang/Rapat; 3). Pengawasan terhadap ajaran dan ibadah; 4). Siasat Gereja; 5). Pengelolaan harta benda/kekayaan/keuangan Gereja; 6). Statistik Gereja/Jemaat (Stambuk); dan 7). Surat-menyurat.

SURAT MENYURAT

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan pada pihak lain untuk menyampaikan berita.

Fungsi Surat

1.     Wakil dari pengirim/penulis

2.     Bahan Pembukti

3.     Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut

4.     Alat pengukur kegiatan organisasi

5.     Sarana memperpendek jarak

Jenis Surat

1.     Menurut Wujudnya : Kartu Pos, Memorandum, Telegram

2.     Menurut Tujuannya: Surat Pemberitahuan, Surat Perintah, Surat Panggilan, Surat Keputusan, Surat Perjanjian dll

3.     Menurut sifatnya : Surat Dinas, Surat Niaga, Surat Pribadi

4.     Menurut Jumlah Penerima : Surat Biasa, Surat edaran, Pengumuman

5.     Menurut keamanan isi dan urgensi penyelesaian : Surat Rahasia, Surat Sangat Rahasia

6.     Menurut Prosedur Pengurusan : Surat Masuk, Surat Keluar

7.     Menurut Jangkauan : Surat Intern, Surat Ekstern

Sifat Surat :

1.     Jelas : Maksud surat dapat dimengerti secara langsung

2.     Singkat : Tidak bertele – tele tapi lengkap

3.     Sopan : rasa hormat yang disampaikan secara wajar

Bagian – bagian Surat

KEPALA SURAT/KOP SURAT

Kepala Surat atau Kop Surat berfungsi sebagai referensi, alat pemberian informasi organisasi dll. Kop Surat memuat data ; Nama Lembaga, alamat, alamat email dll.

Catatan :

      Kata jalan ditulis lengkap : Jalan bukan Jln.

      Isitilah yang dipergunakan sekarang adalah Kotak Pos bukan P.O Box

TANGGAL SURAT

Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena sudah tercantum dalam kepala surat. Nama Bulan dan Tahun ditulis lengkap (tidak disingkat). Pada akhir penulisan tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda baca titik atau tanda penghubung.  Tanggal dicantumkan pada sebelah kanan bawah kepala surat.

NOMOR DAN KODE SURAT

Berfungsi sebagai petunjuk bagi petugas arsip, alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu dan sebagai alat petunjuk unit asal surat.

Kata Nomor diikuti dengan tanda titik dua (:). Jika kata Nomor disingkat No maka diikuti dengan tanda titik lalu kemudian tanda titik dua (No.:)

Garis Miring yang digunakan dalam Nomor dan Kode Surat tidak didahului dana tau diikuti spasi.

Angka tahun ditulis lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun.

Apabila mencantumkan bulan pake petunjuk bulan memakai angka Romawi

Kode Surat menunjuk pada : ke alamat mana atau tentang hal apa surat dimaksud.

Bentuk yang benar:

Nomor        : 044/A-26/VI/2001  atau

No.: 044/A-26/2001

LAMPIRAN

Fungsinya sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat.

Kata lampiran atau Lamp. Diikuti titik dua, kemudian dicantumkan jumlah yang dilampirkan dan nama barang, tanpa diikuti tanda baca.

Jika surat tidak melampirkan sesuatu, maka lampiran tidak perlu dicantumkan.

Bentuk yang benar:

Lampiran              : satu berkas

Bentuk yang salah:

Lampiran : -

Lampiran : 0

HAL SURAT

Berfungsi sebagai petunjuk tentang intisari surat secara keseluruhan

Penulisan isi hal pada surat harus singkat dan padat tetapi mencakup sari atau pesan surat.

Bentuk yang salah:

Hal    : Pembentukan Panitia HUT GKI yang akan diselenggarakan pada 26 Oktober 2018

Bentuk yang benar

Hal    : Pembentukan Panitia HUT GKI 2018

ALAMAT SURAT

Berfungsi sebagai : petunjuk kemana surat harus disampaikan

Dicantumkan pada sebelah kiri surat diantara hal dan salam pembuka.

Alamat surat dituliskan : Kepada yang terhormat atau Kepada atau Yang terhormat

Kata sapaan Bapak, Ibu dan Saudara tidak perlu dituliskan didepan gelar yang mengikuti nama orang.

Bentuk yang salah:

Kepada Yth. Bapak Pdt. Adrian Tuasuun, S. Th

Bentuk yang benar :

Kepada yang terhormat

Pdt. Adrian Tuasuun, S. Th

ISI SURAT

    Salam Pembuka

Ditempatkan disebelah kiri, sejajar dengan nomor, lampiran, hak dan alamat surat.

Contoh salam pembuka:

Salam sejahtera dalam Kristus

Salam Advent

Dengan hormat

    Isi Surat

Terdiri atas alinea pembuka, Isi dan Alinea Penutup

Kata kami dipergunakan apabila mewakili suatu instansi atau lembaga

Alinea penutup berfungsi mengakhiri maksud surat dengan menyampaikan harapan atau ucapan terima kasih dari pengirim surat.

Contoh alinea pembuka :

Dengan ini kami sampaikan …..

Menindaklanjuti Surat Masuk …..

Sehubungan dengan pelaksanaan …..

Contoh alinea penutup:

Demikian surat pemberitahuan ini ….

Atas perhatian dan kerjasama saudara, kami ucapkan terima kasih.

      Salam Penutup

Bagian ini menunjukan rasa hormat pengirim surat kepada penerima surat.

Contoh Salam Penutup:

Hormat kami,

Teriring salam dan doa,

PENUTUP SURAT : TANDA TANGAN – NAMA DAN JABATAN

TEMBUSAN

Tembusan dicantumkan jika ada instansi atau orang tertentu yang harus atau perlu mengetahui maksud/isi surat tersebut

Kata tembusan diletakkan pada bagian bawah sebelah kiri sejajar dengan nomor, lampiran dan hal.

Tidak perlu dituliskan : Kepada Yth, sebagai laporan atau sebagai undangan atau keterangan lainnya.

Kata pertinggal atau arsip pada tembusan tidak digunakan karena setiap surat dinas sudah pasti mempunyai arsip.

PENUTUP

Demikian materi tentang Pola Administrasi Surat Menyurat dalam GKI Di Tanah Papua yang disampaikan pada kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Pemuda Gereja (LDKPG) Klasis GKI Waropen  Tahun 2019. Tuhan memberkati.

Waropen, 24 Mei 2019

Bagikan Artikel ini

Berlangganan update artikel terbaru via email: